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Linee guida per preparare un talk

Questa pagina presenta le linee guida che andrebbero seguite ogni volta che si prepara un talk o un howto. Ha due scopi principali:

  • Lasciare il minor numero possibile di variabili al caso
  • Fornire un percorso di preparazione dei talk per quelli che vorrebbero tenere un talk ma non sanno da che parte iniziare ad organizzarlo

Le linee guida qui presentate nascono dall'esperienza fatta nei primi anni dell'associazione. La prima parte di queste linee guida si riferisce alla preparazione di incontri a carattere divulgativo e rivolti al pubblico. Queste sono le più importanti da rispettare, perché quando facciamo un talk tecnico a cui sappiamo che parteciperanno solo i più esperti, possiamo evitare di fare tanta pubblicità e ci resta più tempo per organizzare il talk, che probabilmente riuscirà bene già solo grazie all'argomento trattato. In ogni caso la seconda parte di questo documento delinea alcuni accorgimenti anche per i talk tecnici. 

Incontri divulgativi

Vengono qui descritti nel dettaglio i passi da seguire per preparare un talk divulgativo.

Proporre l'argomento in mailing list

Questo si traduce nel mandare un messaggio alla lista contenente qualcosa come:

Ciao a tutti,
mi piacerebbe tenere un talk sul sesso degli angeli (mettere ovviamente l'argomento 
pertinente al posto di questo), pensavo di fare un'introduzione generale e poi
approfondire questo o quell'altro aspetto. Se vi interessa terrei il talk
il 13 giugno. Interessa a qualcuno?

Se la reazione degli iscritti alla lista è positiva (ovvero almeno due persone oltre al candidato relatore dimostrano interesse entro 24 ore dal post) il relatore risponde confermando l'incontro e si segna sul calendario incontri.

Questa proposta di argomento dovrebbe essere fatta con almeno 25 giorni di anticipo rispetto alla data scelta.

Segnarsi sul calendario incontri

Tutti i soci hanno accesso in scrittura a questo wiki. Per segnarsi è necessario fare il login e poi modificare la tabella presente nel calendario incontri.

Per chi non conosce il linguaggio di markup del wiki ci sono due possibilità:

  • Fare copia&incolla da quello che altri hanno scritto quando si sono segnati per incontri precedenti (il codice di markup degli altri viene visualizzato cliccando su "modifica" alla pagina del calendario incontri)
  • Chiedere in lista che qualcuno segni il nuovo incontro

Il più delle volte comunque ci sarà qualcuno che si occuperà di segnare il nuovo talk in calendario prima ancora che il relatore abbia tempo di capire come si fa.

Preparare l'abstract

Per abstract si intende un riassunto molto stringato degli argomenti che saranno trattati durante il talk. Prepararlo con un certo anticipo è fondamentale, sia per dare modo agli altri di farsi un'idea degli argomenti su cui verterà il talk, sia per il relatore stesso che potrà usarlo come guida nella preparazione delle slides.

L'abstract dovrebbe essere preparato entro 20 giorni dalla data dell'incontro.

Per pubblicare l'abstract è necessario creare una nuova pagina wiki intitolata con la data del talk (esempio: 13_giugno_2007). Anche qui, chi avesse problemi a farlo, può chiedere aiuto in mailing list.

Preparare i contenuti della locandina

I contenuti della locandina pubblicitaria sono

  • il titolo del talk
  • la data del talk
  • il luogo dove si terrà
  • poche frasi brevi, tipo slogan, che sintetizzano in poche parole il contenuto del talk

Preparare i contenuti significa quindi inventarsi un titolo, aggiungere data e luogo e scrivere queste frasi brevi, in modo che chi farà la grafica non dovrà mettersi a pensare anche a cosa scrivere. Nel preparare le frasi si tenga conto che lo spazio disponibile potrebbe essere poco (per esempio un foglio formato A5). Se il relatore del talk decide di non fare lui stesso la grafica della locandina, deve mettersi in contatto con chi farà la grafica per concordare le frasi in base al formato della locandina. Nell'associazione ci sono alcune persone in grado di produrre la grafica di una locandina, quindi basta chiedere aiuto in mailing list.

I contenuti della locandina dovrebbero essere comunicati a chi farà la grafica nello stesso momento in cui si pubblica l'abstract, ovvero entro 20 giorni dalla data del talk.

Grafica della locandina

L'aspetto grafico è assolutamente libero, tranne per i seguenti punti

  • deve essere presente il logo dell'associazione
  • deve essere indicata la data e l'ora del talk
  • deve essere indicato il luogo del talk
  • deve essere presente il titolo del talk
  • deve essere indicato l'indirizzo internet del sito dell'associazione, ovvero esattamente questo: http://www.softwarelibero.org

La grafica della locandina deve essere pubblicata entro 15 giorni prima del talk da chi si è preso l'incarico di produrla. Si noti che chi produce la grafica dovrà tenere conto del modo in cui si potranno stampare le locandine. Il direttivo dovrà decidere di volta in volta, in base alla disponibilità di cassa, se far stampare le locandine da una tipografia o se chiedere ai soci di stamparle in proprio. Questa decisione sarà comunicata in lista soci entro 20 giorni dalla data del talk, in modo che chi deve fare la grafica sappia che tipo di locandine si faranno (colori o bianco/nero, formato A3 o A4).

Stampa della locandina

A seconda della precedente decisione del direttivo, la stampa della locandina dovrebbe essere fatta in proprio dai soci oppure da una tipografia. Nel caso della tipografia sarà il direttivo stesso a mandare in stampa le locandine decidendo la tiratura e garantendo che le locandine siano disponibili per la distribuzione entro 10 giorni dalla data del talk.

Nel caso della stampa in proprio non ci sono richieste particolari di tiratura, ma ognuno stampa quel che può stampare.

Se chi stampa in proprio non ha poi la possibilità di distribuire autonomamente le locandine sul territorio, allora dovrà far pervenire le proprie stampe presso la sede dell'associazione entro 10 giorni dalla data del talk, in modo che chi poi le andrà a distribuire possa passare a prenderle presso la sede.

Distribuzione delle locandine

Le locandine devono essere affisse all'interno degli esercizi commerciali del territorio di Pinerolo e pinerolese in genere. Si noti che per non dover pagare la tassa di affissione è assolutamente necessario evitare l'affissione in vetrina o altro luogo che si affacci direttamente sul suolo pubblico.

Per coordinare la stampa e la distribuzione delle locandine si può creare una pagina su questo wiki in cui ognuno segna quale zona coprirà, in modo da non coprire la stessa zona in più persone.

Le locandine devono tassativamente essere distribuite non più tardi del sabato antecedente il talk e non più presto del sabato prima di quello.

Tenere il talk

Nel caso in cui il talk sia strutturato con una presentazione a slides, è necessario che il relatore prepari e pubblichi tali slides entro il giorno antecedente il talk (fatta eccezione per quei casi in cui il relatore presenta delle slides frutto di un suo lavoro personale e non vuole rovinare l'effetto sorpresa).

Se il relatore ha bisogno che gli sia prestata della strumentazione per tenere il talk (notebook, proiettore, etc...) deve chiederlo in lista con almeno tre giorni di anticipo rispetto al talk.

Incontri tecnici

Preparare un talk tecnico necessita di molta meno organizzazione. Per prima cosa i talk tecnici non vengono pubblicizzati se non qui sul sito, perché comunque chi non è esperto non capirebbe nemmeno cosa c'è scritto sulla locandina, mentre chi è esperto probabilmente sa già della nostra esistenza ed è in grado di verificare sul nostro sito se il prossimo talk sia di suo interesse oppure no. Inoltre i talk tecnici hanno buona probabilità di riuscire bene grazie al fatto che l'argomento trattato è sconosciuto ai più, quindi potenzialmente interessante.

I passi da seguire sono i seguenti.

Proposta in mailing list

Qui la proposta è da fare con almeno 10 giorni di anticipo rispetto alla data del talk. Una proposta è approvata se ci sono almeno due risposte favorevoli nelle prime 24 ore dalla proposta.

Pubblicazione dell'abstract

Da fare entro 5 giorni dalla data del talk.

Tenere il talk

Se il relatore ha bisogno di strumenti (notebook, proiettore, etc...) li dovrebbe chiedere in mailing list con almeno tre giorni di anticipo rispetto alla data del talk.

Vista la natura tecnica del talk si consiglia al relatore di portare, la sera del talk, un termos di caffè da offrire a quelli che partecipano per tenerli svegli...